Xerox România a reînnoit anul trecut contractul său de servicii cu Școala Americană Internațională din București (AISB) pe o perioadă de cinci ani. Prin intermediul acestui parteneriat, AISB urmărește să transforme școala într-una fără hârtie, să își reducă cu până la 20% costurile cu documentele, să își optimizeze rețeaua de echipamente și procesele de lucru cu documentele, să crească nivelul de calitate a materialelor tipărite și să beneficieze de mobilitate și soluții de personalizare și securizare a datelor. "Folosind tehnologiile moderne Xerox, ne așteptăm la o reducere de costuri de 20% pe întreaga perioadă a contractului", precizează David Ottaviano (foto), Director AISB. "Cu ajutorul echipamentelor multifuncționale inteligente și al instrumentelor software avansate de la Xerox avem acum un control riguros asupra activităților noastre cu documentele și putem urmări consumul lunar, la nivelul fiecărui utilizator. De asemenea, beneficiem de o mobilitate sporită, de opțiuni de securitate diversificate și avem multiple posibilități de a fi responsabili față de mediu, exact ceea ce ne-am dorit."
Colaborarea între AISB și Xerox a început acum 8 ani și, de atunci, școala folosește tehnologii Xerox. În 2006, AISB folosea echipamente multi-brand și se confrunta cu dificultăți privind controlul rețelei sale IT eterogene și al multiplelor activități cu documentele.
Anul trecut, în cea mai mare parte la inițiativa elevilor AISB – care voiau să reducă impactul școlii asupra mediului ca parte a proiectelor lor civice – parteneriatul dintre AISB și Xerox România a trecut la un nivel superior. Împărtășind entuziasmul elevilor săi, conducerea AISB a decis să reînnoiască contractul cu Xerox pentru cinci ani, având ca obiectiv principal transformarea instituției într-o școală fără hârtie. De această dată, AISB a vrut să își modernizeze întreaga rețea IT, pentru a beneficia de echipamente multifuncționale inteligente și instrumente software de ultimă generație – care permit mobilitate, reduceri de costuri, hârtie, energie și consumabile.
Xerox a recomandat AISB o soluție care integrează serviciile de management al documentelor și tehnologiile moderne Xerox, astfel încât organizația să își crească flexibilitatea, productivitatea, calitatea imprimării, securitatea și să scadă consumul de hârtie.
65 de noi echipamente Xerox - alături de o diversitate de softuri avansate - sunt acum instalate în școală. Cum toate unitățile sunt multi-funcționale, iar principiile de operare sunt comune, învățarea modului de utilizare s-a dovedit mai ușoară decât se aștepta oricine. Controlul costurilor și al consumului de hârtie a fost asigurat de soluția Xerox Equitrac, care le permite utilizatorilor să copieze, să scaneze și să trimită fax-uri, folosind ecusoanele personale. Elevii au fost primii care au învățat cum să folosească noile echipamente și care i-au învățat pe cei din jurul lor, inclusiv pe profesori.
"Am optimizat întreaga flotă de echipamente AISB, instalând numai tehnologii digitale Xerox performante și creând un centru de servicii imprimare, astfel încât școala să își eficientizeze toate activitățile cu documentele și să atingă obiectul său major, acela de a deveni un mediu de învațare care nu mai folosește hârtie," a spus Alina Bălan, Strategic Accounts Manager, Xerox Romania.
„Am înlocuit cele 24 de tipuri de echipamente existente cu doar 9 modele de multifuncționale Xerox de ultimă generație, care includ platforma noastră software, ConnectKey, pentru un plus de mobilitate, securitate, personalizare și acces la servicii de cloud. De asemenea, AISB beneficiază de soluția noastră de imprimare mobilă, Mobile Print, care tipărește de pe orice dispozitiv mobil către orice imprimantă, indiferent de brand, simplificând imprimarea, crescând productivitatea și securizând fiecare document tipărit. Având în vedere că migrarea spre un mediu digital și reducerea amprentei de carbon sunt elemente cheie pentru AISB, am inclus în echipamentele noastre o gamă largă de funcții, opțiuni și softuri complexe, oferindu-i partnerului nostru posibilitatea de a controla și a urmări toate documentele, toate costurile și întregul consum de energie, consumabile și hârtie," a explicat Alina Bălan.
Proiectul a început în iunie 2013, instalarea tehnologiei a durat câteva săptămâni și în a doua - a treia lună, numărul apelurilor telefonice către departamentul IT al școlii deja se redusese, ajungând aproape de 0. Manualele sunt studiate acum direct pe e-readere și tablete. Utilizarea serviciilor bazate pe cloud, securizate de ConnectKey, în cea de-a doua etapă a procesului, va ajuta la o reducere și mai mare a consumului de hârtie, din moment ce acestea vor fi integrate în tehnologiile Xerox.
Pe lângă reducerile de costuri și un consum redus de hârtie, utilizarea noilor echipamente și procese le-a oferit atât elevilor, cât și profesorilor o foarte mare libertate de lucru și de distribuire a lucrărilor pe cale digitală. În plus, elevii sunt foarte motivați atunci când vâd că ideile lor prind viață rapid chiar în școala lor. Și nu în ultimul rând, aceștia au acum ghiozdane mult mai ușoare de purtat zilnic la școală, câtă vreme manualele electronice în mod sigur nu cântăresc la fel de mult ca cele din hârtie.
Despre Xerox
De la inventarea xerografiei, de peste 75 de ani, echipa Xerox ajută companiile să își simplifice modul de lucru. Astăzi, compania este lider global în managementul documentelor și al proceselor de business, ajutând organizații de toate mărimile să fie mai eficiente și să se concentreze pe activitățile principale de business. Cu sediul în Norwalk, Conn., peste 140.000 de angajați Xerox ajută clienți din 160 de țări, oferind servicii de business, echipamente de imprimare și instrumente software pentru organizații comerciale și guvernamentale. Aflați mai multe informații pe www.xerox.com.
Despre Școala Americană Internațională din București (AISB)
Fondată în 1962 de Ambasada Statelor Unite pentru a servi nevoilor educaționale ale americanilor și ale comunității de străini, AISB răspunde acum de educația a peste 800 de elevi de 55 de naționalități, de la preșcolari (cu vârste de 3 ani), până la liceeni (18 ani). Aproximativ 28% dintre elevi sunt români, 18% provin din America de Nord, 6% din Israel și câte 4% din Germania și Korea.
