Trecerea de la afacerile bazate pe obiecte tangibile, caracteristice secolului al XX-lea la manipularea cunoștințelor și afacerile bazate pe informații a surprins multe organizații tradiționale din întreaga lume.
Există însă soluții informatice românești ce pot conecta imediat companiile Noii Economii la cele mai moderne viziuni ale tehnologiei IT&C.
Soluția software a companiei SIVECO - SIVADOC - este destinată fluidizării circuitului documentelor, facilitării accesului la informații și gestionării eficiente a avalanșei informaționale din cadrul unei organizații moderne. Sincronizarea dintre echipele de lucru ale organizației dar și în interiorul fiecărei echipe, complexele operațiuni de arhivare și catalogare a documentelor, posibilitatea consultării unor versiuni anterioare ale acestora și mai ales definirea efectivă a fluxurilor de lucru sunt activități ce necesită un grad maxim de rafinare, astfel încât să se obțină beneficii maxime, în cel mai scurt timp posibil și cu efortul minim. Știința informării prevede trasarea unui circuit informațional foarte coerent în cadrul companiei, fără de care orice dezvoltare este amenințată cu eșecul sau cu factorul aleatoriu.
Specialiștii de la SIVECO au concluzionat în urma analizării acestui cumul de factori că pot folosi sisteme software avansate nu numai pentru gestionarea documentelor, dar și pentru coordonarea fluxului de lucru din cadrul unei organizații.
Astfel, soluția SIVADOC oferă organizațiilor soluții pentru crearea, gestionarea și arhivarea documentelor de orice natură (de la simple documente de tip text, mesaje electronice, faxuri, documente scanate și chiar imagini) existente în organizație. De asemenea, aplicația oferă echipelor implicate în funcționarea organizației și modalități de definire a tuturor etapelor de prelucrare a documentelor.
Componentele modulare ale SIVADOC
- SIVLibrary - stochează și gestionează orice tip de documente (text, imagini etc.) și versiunile acestora, permițând vizualizarea lor și realizarea operațiunilor de salvare, modificare, marcare a unui document în lucru la un anumit utilizator;
- SIVWin - realizează integrarea sistemului SIVADOC cu aplicații desktop, precum Windows Explorer și aplicațiile din pachetul Microsoft Office;
- SIVWorkflow - gestionează documentele create sau modificate pe parcursul realizării unor prelucrări;
- SIVNotifier - transmite înștiințări către utilizatori în momentul producerii unor schimbări sau evenimente în activitatea companiei, cum ar fi primirea unei informații sau instrucțiuni de lucru;
- SIVServices - personalizează propriul spațiu de lucru, conform preferințelor utilizatorului;
- SIVAdmin - administrează listele de utilizatori și ale grupurilor de utilizatori, precum și drepturile de acces ale acestora la diferite funcționalități ale sistemului;
- SIVExchange - oferă mecanisme de integrare cu aplicații de e-mail, precum MS Outlook sau MS Outlook Express.
Caracteristicile SIVADOC
Sistemul oferă un mediu de lucru integrat pentru toți angajații, începând de la coordonatori și până la utilizatorii obișnuiți. Datorită sistemului de securitate și mecanismului de definire a responsabilităților, fiecare angajat are acces numai la acele documente necesare îndeplinirii optime a propriilor obligații.
Cu SIVADOC, căutarea și identificarea documentelor devine extrem de simplă. Astfel, prin specificarea unor informații sumare despre documentele căutate, sistemul îi prezintă utilizatorului o listă cu toate documentele ce corespund căutărilor solicitate, dându-i acestuia posibilitatea localizării exacte a documentelor căutate. Sistemul oferă un mecanism de securitate solid, bazat pe definirea unor drepturi de acces acordate de administratorul sistemului fiecărui utilizator, în funcție de rolul pe care acesta îl deține în sistem. Un alt avantaj îl reprezintă accesibilitatea soluției de la distanță, orice utilizator înregistrat în sistem, ce deține suficiente drepturi și având o parolă de acces, putându-se conecta de pe orice computer, printr-un browser de Web, și de a lucra în sistem.
Se încurajează astfel, în cadrul organizației, teleworking-ul, o cerință a celor mai moderne strategii de resurse umane.
Ce spun clienții?
'Caracteristicile funcționale ale sistemului SIVADOC precum și
modul în care decurge implementarea acestuia în instituția noastră ne îndreptățesc să credem că am făcut o alegere bună și că un astfel de sistem poate crește semnificativ eficiența gestionării documentelor și îmbunătățirea fluxului de lucru din cadrul primăriei.', declară Ioana Raicu, Director IT în cadrul Primăriei Municipiului București.
Concluzii
SIVADOC permite funcționarea într-un mediu integrat prin interfațarea cu alte sisteme, precum sistemele de scanare, de gestionare a resurselor financiar-contabile și umane și de gestionare a relațiilor cu clienții. Interfața cu utilizatorul este modelată într-o manieră intuitivă, cu informații ajutătoare pentru butoane, cu funcționalități ușor accesibile și bine definite, structurate pe nivele de utilizare. Arhitectura stratificată a sistemului permite înlocuirea facilă, în orice clipă, a unuia dintre straturi, considerat depășit sau mai puțin eficient în comparație cu noile tehnologii apărute, cu unul mai avansat, operațiunea necesitând modificări minime în celelalte straturi. Modularitatea îi conferă sistemului flexibilitate avansată, extinsibilitate și adaptabilitate competitive.
